Neuvottelu on liiketoiminnan viestintämuoto. Historia on juurtunut kaukaiseen menneisyyteen. Neuvottelut ovat keskeinen liikekontaktien muoto, ilman niitä ei voida tehdä sopimusta, samoin kuin monimutkaisten kysymysten ratkaisu.
Ohjeet
Vaihe 1
Molempien osapuolten välisessä liiketaloudellisessa viestinnässä on tärkeää paitsi saada tietoa keskustelunaiheesta myös neuvottelutiedot ja taidot. Menetelmät ja keinot riippuvat tavoitteista, prosessin yleisestä mallista.
Vaihe 2
Neuvotteluissa on pidettävä mielessä, että ne voivat saada sekä positiivisen merkityksen - yhteistyön puitteissa että negatiivisen - konfliktin.
Vaihe 3
Neuvotteluprosessi sisältää kolme osaa:
1. Havaintokyky - toisen osapuolen käsitys ja arviointi. Irtisanominen on este neuvottelujen positiiviselle päättymiselle.
2. Kommunikaatio on suora tiedonvaihto osallistujien välillä.
3. Vuorovaikutteinen - prosessin osallistujien yhteisen toiminnan suora järjestäminen.
Vaihe 4
Erot neuvotteluissa liiketoiminnan viestinnän muodossa:
- monenlaisten etujen omaavien ihmisten viestintä. Tämä ominaisuus on, että osapuolten tavoitteet voivat olla täysin samat tai vastakkaiset;
- etujen monimuotoisuuden vuoksi prosessin osapuolet ovat toisistaan riippuvaisia. Neuvottelijoiden kyky saavuttaa tavoite yksipuolisesti on rajallinen;
- neuvotteluissa osapuolten ponnistelut kohdistuvat optimaalisen ratkaisun yhteiseen etsimiseen, joka ei ole ristiriidassa osallistujien tavoitteiden kanssa.
Vaihe 5
Neuvottelutyypit viestinnän muotoina viestintätyypeistä riippuen:
1. Henkilökohtainen tapaaminen on tehokkain tapa neuvotella.
2. Neuvottelut välittäjien kautta. Tätä tyyppiä käytetään, jos osallistujien välillä on henkilökohtaista vihamielisyyttä tai jos jompikumpi osapuolista ei riitä.
3. Puhelinneuvottelut. Tämän tyyppiset neuvottelut ovat tarpeen, kun osapuolet ovat eri kaupungeissa, maissa tai eri mantereilla.
4. Kirjalliset neuvottelut. Tätä tyyppiä, kuten edellistä, käytetään, kun on mahdotonta tavata henkilökohtaisesti. Jos tiedot sisältävät liikesalaisuuden, käytetään kuriiritoimitusta ja salausta.
5. Monivaiheiset tai monimutkaiset neuvottelut. Tämä tyyppi on merkityksellinen silloin, kun on välttämätöntä sovittaa yhteen kaksi osallistujaa, mutta monet, jos neuvotteluja venytetään pitkään.
Vaihe 6
Yritysviestinnän vaiheet neuvottelujen muodossa:
- valmistelu on yksi tärkeimmistä vaiheista, jonka aikana on tarpeen hahmotella ohjelma, määritellä kompromissien alempi ja ylempi kynnysarvo
- johtaminen - tässä vaiheessa päätavoitteena on luoda yhteys toiseen osapuoleen. Siihen tehdään ehdotuksia ja haetaan ratkaisua. Älä salli hylkäävää suhtautumista keskustelukumppaniin;
- toteutus - kaupan yhteenveto ja toteutus.
Vaihe 7
Neuvottelut ovat erityinen ja tehokas viestintämuoto, joka edistää yhteistä ratkaisujen etsimistä ja yhteydenpitoa optimaalisen tasapainon saavuttamiseksi.
