Joskus työmäärä saavuttaa sellaiset mittasuhteet, että henkilö tuntee olevansa kulmissa. Kun kiireellisistä tehtävistä selviytymiseen on kipeästi aikaa ja energiaa, on aika tarkistaa tehtävälista.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee luettelo kaikista asioista, jotka sinun on tehtävä tällä viikolla. Tarkista se kriittisesti ja ylitä ne tehtävät, joita sinun ei tarvitse suorittaa. Seuraavaksi sinun on korostettava niitä asioita, joiden ratkaisu voidaan turvallisesti antaa jollekin toiselle henkilölle. Tämä vastuiden siirtäminen auttaa sinua purkamaan lasta ja hengittämään helpotusta. Älä unohda tarkistaa tulosta myöhemmin.
Vaihe 2
Nyt kun sinulla on vähemmän tehtäviä, ja mikä tärkeintä, olet varma, että ne kaikki ovat merkityksellisiä, on tärkeää järjestää työnkulku oikein. Ajattele mitä asioita voit yhdistää, täydentää yhdessä ja paljon nopeammin. Älä kiirehdi heti töihin, toimi viisaasti. Ehkä tavalliset algoritmit voidaan optimoida.
Vaihe 3
Älä kiirehdi uuteen tehtävään suorittamatta edellistä työtä. Joten sinut erotetaan tapauksesta, ja sitten sinun on syvennettävä prosessiin uudelleen. Siirtyminen tehtävästä toiseen ja päinvastoin vähentää omaa tehokkuuttasi. Jos et halua tuottavuutesi kärsivän, älä yritä tehdä useita asioita samanaikaisesti. Tämän seurauksena se voi viedä enemmän aikaa, ja laatu heikkenee.
Vaihe 4
Voit tehdä yhden poikkeuksen edellisistä säännöistä. Jos sinulla on uusi tehtävä, jonka suorittaminen vie enintään 2 minuuttia, tee se heti. Tämä säästää aikaa tämän pienen asian suunnittelussa ja sisällyttämisessä aikatauluusi. Näihin tehtäviin kuuluu esimerkiksi lyhyt puhelu, faksin tai sähköpostin lähettäminen.
Vaihe 5
Selviytyäksesi suuresta, työvoimavaltaisesta projektista, sinun ei tarvitse viettää koko vapaata päivää ja kerätä ajatuksiasi pitkään. Tällaista mahdollisuutta ei ehkä koskaan tule, ja tapaus on ratkaistava. On parempi käyttää 20 minuuttia päivässä globaaliin tehtävään. Tällä tavalla et vahingoita tavallista aikataulua etkä hylkää tärkeää tehtävää.
Vaihe 6
Seuraa aikatauluja, joiden kuluessa sinun on oltava ajoissa tämän tai toisen tehtävän suorittamisen jälkeen. Yritä pitää kiinni asetetuista päivämääristä. Viivästyminen voi olla täynnä erilaisia ei-toivottuja seurauksia ja lisäohjeiden ilmestymistä. Siksi sinun on aika ajoin tarkasteltava tehtäväluetteloa ja siirrettävä kiireelliset tehtävät ylimmälle riville.
Vaihe 7
Sinun yli roikkuvat epämiellyttävät asiat voivat pahentaa hukkua. Siksi on tärkeää käsitellä niitä mahdollisimman nopeasti. Aloita aamu joka kerta tehtävällä, johon sinulla ei todellakaan ole sydäntä. Mutta sitten voit olla ylpeä itsestäsi koko päivän ja nauttia vapauden tunteesta.
