Ajanhallinta tai ajanhallinta on tulossa yhä suositummaksi. Tämän osaamisalueen avulla voit optimoida työpäivän, tehdä siitä tapahtumarikkaampaa ja tuottavampaa. Ajanhallinnan perusperiaatteita käyttämällä voit vapauttaa muutaman tunnin yritykselle todella tärkeälle: yhteydenpitoon perheesi kanssa, virkistykseen ja matkustamiseen.
Sinun on ymmärrettävä, että aikaa sellaisenaan ei voida hallita, ihminen hallitsee itseään, suunnittelee päivän oikein ja optimoi toimintansa. Siksi ajanhallinta on ennen kaikkea taitosi kurinalaisuuden ja motivaation hallinta.
Kaikki tehtävät
Ensinnäkin sinun on tunnistettava kaikki tehtävät, joita sinun on käsiteltävä. Ei ole väliä, kestääkö viisi minuuttia vai muutaman päivän. On tarpeen määritellä tarkasti työn laajuus. Tämä on ensisijainen tehtävä, johon melkein kaikki nykyaikaiset ajanhallintakonseptit perustuvat.
Ota paperi tai tietokone ja kirjoita muistiin kaikki asiat, jotka tulevat mieleen. Tehtävät on sitten luokiteltava kolmeen luokkaan: nopea, keskitaso ja pitkä. Nopeat tehtävät sisältävät kaikki tehtävät, jotka voidaan suorittaa 20-60 minuutissa, keskitaso - viikossa, pitkä - kuukaudessa tai enemmän.
Luettele keskipitkät ja pitkät tehtävät alipisteiksi. Mitä yksityiskohtaisempi hajoaminen tapahtuu, sitä enemmän mahdollisuuksia onnistut selviytymään tavoitteesta.
Prioriteetit
Yksi ajanhallinnan tärkeimmistä ongelmista on priorisointi hyvin. Et todennäköisesti pysty tekemään kaikkea, joten sinun pitäisi valita todella tärkeät tehtävät ja keskittyä niiden suorittamiseen. Numeroi kaikki tavoitteet tärkeysjärjestyksessä laskevassa järjestyksessä.
Pane sitten luettelo sivuun ja palaa siihen puolen tunnin kuluttua. Mieti prioriteettejasi huolellisesti, ehkä jotain muuttuu. Valitse yksi päätavoite, johon sinun tulisi kohdistaa eniten huomiota, ja 6-8 muuta, jotka ovat myös sinulle erittäin tärkeitä.
Suunnittelu
Yleensä suunnittelu tapahtuu viikkoa etukäteen, mutta voit valita oman jaksotuksen (esimerkiksi päiväksi, kolmeksi päiväksi tai kuukaudeksi). Kirjoita ensin muistiin kaikki "kovat asiat" tehtäväluettelostasi. Eli sellaiset asiat, jotka on saatava päätökseen tiukasti määriteltyyn aikaan. Mene esimerkiksi keskiviikkokokoukseen klo 17.00.
Kirjoita sitten tehtävät, jotka sinun on vain suoritettava tiettynä päivänä. Tähän voi sisältyä koulutus, luokkiin valmistautuminen ja raportointi. Heille sinun on myös määritettävä suoritusaika, ei vain tiukka, mutta likimääräinen. Mene esimerkiksi kuntosalille keskiviikkona klo 8–22.
Viimeinen kohta on tehtävät, jotka eivät vaadi tiukkaa sitomista. Joskus niitä kutsutaan "asiayhteyksiksi", toisin sanoen asioiksi, jotka suoritetaan sijainnista riippuen. Tähän voi kuulua kirjojen lukeminen liikenteessä tai päivittäistavaroiden ostaminen kaupasta.
Aikamurhaajat
Jos sinulla ei todellakaan ole tarpeeksi aikaa, teet varmasti tarpeettomia asioita etkä huomaa sitä. Esimerkiksi raportin laatimisen sijaan puhut puhelimitse. Voit tunnistaa tällaiset tappajat käyttämällä seuraavaa tapaa.
Ota paperi, jaa se 15 minuutin välein ja kirjoita jatkuvasti, mitä teit kullakin ajanjaksolla. Esimerkiksi join teetä kollegani kanssa klo 14.00–14.15. Näin voit tunnistaa ja poistaa tärkeimmät aikamurhaajat sekä määrittää, kuinka paljon aikaa olet tosiasiassa työskennellyt.
