Ajan hallitsematta jättäminen työpäivän aikana voi johtaa ylityöllistymiseen ja krooniseen väsymysoireyhtymään. Yksinkertaisten sääntöjen noudattaminen antaa sinun käyttää työaikasi tehokkaammin.
Menestys ja ura riippuvat usein ajankäytöstä, kyvystä suunnitella aikaa. Ei ole mikään salaisuus, että jotkut onnistuvat tekemään kaiken työpaikalla ja jättävät palvelun ajoissa, kun taas toiset pysyvät jatkuvasti toimistossa myöhään ja vievät tarkistuksen kotona. Monet ovat perehtyneet jatkuvaan kiireeseen, tehtävien ja tehtävien kasaamiseen, valtavasta työstä johtuvaan mahdottomuuteen keskittyä nykyiseen tehtävään. Ylityö on seurausta pitkäaikaisesta työstä aikapaineella.
Jotta voisit järjestää toimintaasi oikein, sinun on:
- Suunnittele aikaasi muutamassa työpäivässä ja huomaa selkeän aikataulun puuttuminen, tehtävien myöhäinen suorittaminen, vierailijoiden aiheuttamat häiriöt ja puhelut.
- Analysoi väliaikaiset tappiot. Missä vietettiin enemmän aikaa kuin tarvitaan tiettyyn tehtävään. Kuinka paljon aikaa vietettiin puhelimeen, olivatko kaikki puhelinkeskustelut keskittyneet vai vaihtoivatko keskustelut muista aiheista. Kuinka usein päivällä keskusteltiin "syömisen" ihmisten kanssa. Mikä oli käyttäytyminen odottamattomissa tilanteissa: päämäärätön melu tai reagointi nopeasti ja asiaan?
- Esitä kysymys "Rakastanko työni?" Mitään työtä ei voida tehdä nopeasti ja hyvin, jos siitä on inhoa.
Mistä aloittaa?
- Määritä tavoite, jotta et eksy pieniin asioihin ja ymmärrä minne mennä.
- Tee suunnitelma: 60% - aikataulun mukainen aika, 20% - odottamaton aika, 20% - spontaani aika. Tuleva liiketoiminta on jaettava pitkäksi, keskipitkäksi ja lyhyeksi. Suunnittele vain sellainen tehtävien määrä, jolla on todella mahdollista selviytyä.
- Päiväkirjan pitäminen on tärkein itsehallintaväline, hyvä suunnittelu- ja valvontatyökalu. Suunnitelmia on tarpeen säätää ja muuttaa, jos ne osoittautuvat käytännössä mahdottomiksi.
- Noudata ensisijaisuusperiaatetta. Priorisoi. Tärkeät tehtävät, lykätä hetkeksi. Testaa puhelut, tehtävät, kirjeet ja muut pienet tehtävät heti maksimi mukaan.
- Opi sanomaan "ei" kollegalle, joka pyytää tekemään työn puolestaan, jos: hän selvästi pystyy tekemään sen itse; eräpäivät voivat odottaa; hänen olisi pitänyt suorittaa tehtävä eilen.
- Noudata päivän alkua, päivän pääosaa ja päivän loppua koskevia sääntöjä. Päivän aloittamisen säännöt: nouse heräämisen jälkeen positiivisella tuulella, heilumatta; tarkista päivän työsuunnitelma; kaikki monimutkaiset ja tärkeät asiat aamulla; ratkaise ensin keskeiset tehtävät. Päivän pääosan säännöt: hylkää lisäksi esiin nousevat kiireelliset asiat; välttää suunnittelemattomia impulsiivisia toimia; tauko ajoissa, ylläpitää mitattua vauhtia; suorittaa pieniä vastaavia tehtäviä sarjassa; täydentää aloitettua rationaalisesti; valvoa aikaa ja suunnitelmia. Säännöt työpäivän lopettamiseksi: viimeistele päivälle suunnitellut tehtävät; hallita tuloksia ja itsehillintää; tee suunnitelma seuraavalle päivälle.
